Procurement Assistant (0,5 fte)

Afdeling

Binnen de Hotelschool is de afdeling Procurement- and Contract Management onderdeel van Finance and Control, waarbij de huidige bezetting 2,25 FTE is. Procurement rapporteert aan de Manager Finance and Control en the Board of Directors en in de day-to-day aansturing zal de Procurement Assistant aan de Procurement- and Contract Manager rapporteren.

Taken en verantwoordelijkheden

De Procurement Assistant ondersteunt de Procurement- and Contract Manager doormiddel van;

• Verzorgen van invoering van contracten in het contractmanagementsysteem, actualiteit en naleving van lopende contracten;
• Opstellen van monitoringsdata;
• Monitoren en communiceren over de afsluiting/ aanpassingen en het gebruik van contracten.
• Zorgen dat de intranetpagina van de afdeling Procurement and Contract Management up to date is.
• Coderen van productgroepen naar CPV-codes om zo vanuit ons boekhoudsysteem (Exact) een juiste spendanalyse te kunnen uitvoeren.
• Het aanvullen en bijhouden van de inkoopkalender.
• Opstellen van beoordelingssheets en voorlopige- en definitieve brieven behorend bij de aanbestedingen.
• Zorgen voor juiste (vergader)stukken voor de inkoop gerelateerde bijeenkomsten en de administratieve afhandeling daarna, inclusief archivering.
• Ondersteuning bieden bij aanbestedingsprocedures en de administratieve taken die hierbij horen, inclusief offerte vergelijkingen e.d.

Profiel

• Minimaal een afgeronde MBO/ HBO, bij voorkeur in de richting van Inkoopmanagement;
• Een aantal jaren relevante werkervaring in Inkoop- en contractmanagement;
• Ervaring met een contractmanagementsysteem, ervaring met Topdesk is een pre;
• Ervaring en/of affiniteit met een bestuurlijke, politieke omgeving;
• Goede kennis van en ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Uitstekende taalvaardigheid (zowel mondeling als schriftelijk) in zowel Nederlands en Engels;
• Een teamgerichte werkhouding en een goed gevoel voor verhoudingen (sensitiviteit);
• Interesse in en affiniteit met de gastvrijheidssector en het onderwijs;
• Goede schriftelijke, sociale- en communicatieve vaardigheden;
• Klant- en resultaatgericht met oog voor detail (analytisch);
• Een proactieve, pragmatische houding en is gericht op het oplossen en afronden van zaken.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden je een functie binnen een dynamische en ambitieuze organisatie en een fijn team, met volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Afhankelijk van opleiding en werkervaring wordt een bruto salaris geboden tussen € 2.589,60 en € 3.545,13 (schaal 6 CAO Hogescholen) per maand bij een fulltime aanstelling.

Daarnaast beschikt Hotelschool The Hague over een uitstekend pakket arbeidsvoorwaarden;

• Een 13de maand;
• Medewerkers met een werkweek van 40 uur hebben recht op 428 uur verlof (53dagen), parttimers naar rato;

• Pensioen via het ABP;
• Uitstekende mogelijkheden voor verdere ontwikkeling en scholing;
• Mogelijkheid om gebruik te maken van een collectieve zorgverzekering;

Meer informatie

De functie is veelzijdig met concrete taken in een snelle en hectische, maar leuke en interessante werkomgeving. Het betreft een parttime aanstelling van 0,5 FTE (20 uur), bij voorkeur verdeeld over 5 werkdagen, de startdatum is zo spoedig mogelijk.

Een taalvaardigheidstest Engels maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.

De functie wordt uitgeoefend op onze vestiging in Den Haag aan de Brusselselaan. Indien noodzakelijk bent u tevens bereid werkzaamheden op onze vestiging in Amsterdam te verzorgen.

Voor meer informatie over de Hotelschool verwijzen wij u graag naar onze website www.hotelschool.nl.

Meer informatie over de selectieprocedure kunt u inwinnen bij de heer Menno Koeslag, HR Adviseur, m.koeslag@hotelschool.nl

U kunt solliciteren door op onze website via de vacature op de Solliciteren button te klikken tot uiterlijk 30 april 2025.